5 Tips para Manejar una Reunión y NO Morir en el Intento

¿Has tenido una reunión con un cliente y hubieras preferido que te tragara la tierra?

Todos hemos tenido por lo menos una reunión en donde nos hemos sentido en desventaja y queremos salir de ahí lo antes posible. Importa poco si esa reunión haya sido con un cliente, con un jefe o con colegas; lo cierto es que, ya terminada la sesión, nos quedamos pensando en cosas como: “hubiera dicho esto”, “hubiera sido mejor si no mencionaba aquello”…

Si estás asintiendo con la cabeza mientras lees esto, entonces pon mucha atención porque lo que te voy a decir, te interesará.

¿Qué pasaría si yo te digo que hay una manera más eficiente de manejar las reuniones para que nunca más queramos salir corriendo? De hecho, no es una manera, son varios consejos para manejar mejor cualquier tipo de reunión.

Aunque suene exagerado y te de pereza hacerlo, la preparación es crucial en cualquier tipo de reunión. Cuando nos reunimos con alguien sin haber preparado el material o sin haber repasado lo que se va a hablar, muy probablemente estaremos “fuera de base”.

Si la reunión es con un cliente nuevo, debemos averiguar qué tipo de cliente es. A qué se dedica, cuántos años tiene aproximadamente, qué servicios o productos le sirven a esa persona, etc.

Si la reunión es con un grupo de colegas o con los jefes, también tenemos que prepararnos. Debemos saber de qué se trata la reunión, cuál es mi rol dentro de la reunión, qué se espera de mí, entre otros.

Cuando apenas vamos a iniciar una reunión, es recomendado tener unos segundos o minutos de conversación superficial para romper el hielo. Esta small talk puede ser de algo tan simple como el clima o el tráfico.

En estos segundos, es preferible no hablar de temas sensibles o controversiales porque pueden crear un ambiente tenso y eso es todo lo contrario a lo que queremos.

En el caso de que sea una reunión con un cliente, es importante que nosotros tomemos el rol de moderadores de la sesión desde el primer momento. Esto lo logramos agradeciéndole al cliente por su tiempo y comentándole el objetivo de la reunión.

Siempre digo que la comunicación efectiva es aquella que genera una acción. Por lo que si queremos dejar claro lo que queremos de la reunión, tenemos que mencionarlo al principio muy puntualmente. De esta manera, todos los asistentes a la sesión sabrán qué esperar y estarán más atentos desde el principio.

Es probable que tengamos reuniones donde lo que estamos proponiendo no sea del agrado de los demás asistentes. Si este es el caso, es importante haber previsto los comentarios negativos que el cliente (jefe o colega) pueda llegar a tener.

Pensar en todos los posibles escenarios nos permite anticipar las reacciones negativas con frases más convincentes para contrarrestar las objeciones.

Los vendedores tienen la mayoría del tiempo, un guion estudiado con las posibles respuestas del cliente, lo que les permite actuar con mayor rapidez. Aunque nosotros no tengamos un guion, podemos prepararnos mejor y conseguir más experiencia en cada reunión que tengamos.

Así como en la introducción, es importantísimo que cerremos de manera clara y concisa. El cliente sabrá que estamos terminando la reunión y que esperamos que el objetivo de la misma, se cumpla.

Si nuestro objetivo de la tarde era que el cliente contratara nuestros servicios, debemos de hacerle saber que queremos cerrar el trato. Debemos hacer llamados a la acción como, por ejemplo: “Lo(a) invito a ver la información más detalladamente y nos avise en estos días para iniciar con los servicios tan pronto como lo indique”.

Los llamados a la acción deben ser claros pero que no suenen como órdenes. El cliente o el jefe, debe sentir que tiene también poder de decisión (aunque ya lo hayamos convencido de hacer lo que necesitábamos que hiciera). Esos llamados a la acción al final de la reunión deben ser un empujoncito para que el cliente se termine de convencer.

BONUS:

Puntualidad y manejo del tiempo:

La puntualidad es primordial en todo momento. Si somos los moderadores de la reunión, debemos llegar por lo menos  5 o 10 minutos antes de cada reunión para preparar el espacio y esperar a las demás personas.

Si la reunión fuera en las oficinas de la otra persona, con más razón debemos de llegar con buen tiempo de anticipación.

Durante la reunión, debemos manejar bien el tiempo. Si dijimos que nos tomaría 30 minutos, no deberíamos tomar más tiempo que eso. Recordemos que el tiempo de todos los participantes es muy valioso y debemos respetarlo.

Con estos 6 tips estoy segura que vas a manejar muy bien la próxima reunión con clientes o con tus jefes. Es cuestión de poner un poco más de atención a los detalles antes de llevarla a cabo para que la próxima vez te sientas más cómoda(o) en la reunión